Proforma invoice là gì? Khi nào Proforma Invoice được phát hành năm 2023

Proforma Invoice là một trong những chứng từ quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa và buôn bán, giao dịch quốc tế.

Proforma Invoice trong lĩnh vực xuất nhập khẩu là gì? Đây là một trong những thuật ngữ được sử dụng rất nhiều trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Tuy nhiên còn có rất nhiều người còn đang nhầm lẫn và chưa rõ ràng về Proforma Invoice. Vậy Proforma Invoice là gì? Và sử dụng khi nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp khách hàng tìm hiểu rõ hơn và có được những câu trả lời phù hợp cho những câu hỏi kể trên.

Khái niệm về Proforma Invoice

Proforma Invoice thường được gọi tắt là PI có nghĩa là hóa đơn chiếu lệ. Về bản chất thì Proforma Invoice chính là bản nháp ban đầu của hóa đơn thương mại chính thức của lô hàng. Khi nhìn vào hóa đơn chiếu lệ, khách hàng và bên hỗ trợ dịch vụ sẽ nắm được thông tin cơ bản của hàng hóa như là số lượng, mẫu mã, kiểu dáng, tổng số tiền, đơn giá từng mặt hàng,…

Vì đây là bản nháp nên cho dù Proforma Invoice có hình thức tương tự như hóa đơn nhưng nó lại không được dùng để thanh toán hay yêu cầu chuyển tiền hàng hóa. Bên xuất khẩu hàng hóa sẽ thường dùng PI để thể hiện sự cam kết với bên nhập khẩu về những thông tin liên quan đến lô hàng hóa bao gồm có cả thông tin về giá cả trong đó.

Sau khi bên mua hàng hóa đã nhận được hóa đơn chiếu lệ thì hai bên sẽ tiếp tục trao đổi và đưa ra các điều khoản tốt nhất cho hai bên và thống nhất được các điều khoản đó. Chính vì thế mà hóa đơn chiếu lệ có thể được xem xét và sửa đổi nhiều lần để thỏa mãn điều kiện của các bên.

Thời điểm phát hành hóa đơn chiếu lệ ( Proforma Invoice )

Khi mua bán một lô hàng nào đó, bên bán không nhất thiết cần phải phát hành hóa đơn chiếu lệ PI. Vì vậy, không hề có quy định nào rõ ràng về việc thời điểm phát hành hóa đơn này, nhưng để giao dịch có hiệu quả và rõ ràng hơn về các điều khoản và sớm đi đến thống nhất hơn thì các bên có thể soạn ra một bản PI để tham khảo trước. Từ đó thông qua bản nháp đó đưa ra được các phương án hợp lý và phù hợp cho đôi bên. Hóa đơn chiếu lệ thường sẽ được soạn thảo trong các trường hợp như sau:

Bên xuất khẩu cần đưa ra chứng từ đầy đủ về thông tin lô hàng cho bên nhập khẩu ( lúc hàng hóa chưa được giao )

Cần hóa đơn chiếu lệ khi bên nhập khẩu cần có một chứng từ xác nhận giá trị của lô hàng hóa nhập khẩu để hoàn tất thủ tục thông quan hàng hóa

Có thể phát hành PI khi chưa hoàn thiện các thông tin cần thiết hoặc là khi chưa phát hành được Commercial Invoice  ( hóa đơn thương mại ). Một khi cả hai bên đã có đầy đủ các thông tin về lô hàng và ổn thỏa về các điều khoản và hàng hóa đã được đưa vào container gửi đi thì bên xuất khẩu có thể phát hành hóa đơn thương mại cho mặt hàng đó.

Nội dung của Proforma Invoice

Trên hóa đơn Proforma Invoice cần có những thông tin như sau:

Thông tin chi tiết về các bên xuất và nhập khẩu

Số và ngày lập PI

Đề bạt điều kiện thanh toán mà bên bán mong muốn như là số tiền cần đặt cọc và điều kiện thanh toán toàn bộ khi đã có đầy đủ chứng từ mua bán,… bên cạnh đó cần phải có đủ thông tin tài khoản ngân hàng để trong quá trình giao dịch được thuận lợi hơn

Các thông tin cơ bản liên quan đến lô hàng như đơn giá, tổng giá, số lượng, mẫu mã, cách thức đóng gói hàng hóa,…

Port of Loading: tên của cảng bốc hàng hóa

Port of Destination: tên cảng dự kiến sẽ đến

Estimated Time of Arrival: Ngày dự kiến hàng được giao đến nơi đích

Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Thực chất theo định nghĩa của các bên thì chúng ta có thể thấy được những sự khác nhau của hai tờ đơn như sau:

Về thời điểm phát hành: Hóa đơn chiếu lệ ( Proforma Invoice ) được bên bán hàng hóa phát hành trước khi hàng được gửi hoặc cả khi hàng hóa chưa sẵn sàng để vận chuyển. Trong khí đó, hóa đơn thương mại sẽ chỉ được phát hành sau khi hàng được gửi hoặc đã được đóng thành công vào container đã được chỉ định để giao cho bên mua.

Về những nội dung được ghi trên hóa đơn: hai loại hóa đơn này về bản chất đều có những nội dung cơ bản như nhau. Tuy nhiên vì là bản hóa đơn chính thức thế nên Commercial Invoice sẽ có những thông tin chi tiết và chính xác hơn so với hóa đơn chiếu lệ. Những thông tin trên hóa đơn thương mại sẽ không thể nào thay đổi được khi đã điền vào, trái lại đối với hóa đơn chiếu lệ thì các thông tin sẽ được xem xét và sửa đổi cho đến khi các bên nhất trí về các điều khoản đưa ra.

Về tính cam kết giữa các bên: PI có chức năng để thể hiện tính cam kết ban đầu giữa người mua và người bán để các bên có thể hiểu được thành ý của nhau. Còn đối với CI là chứng từ chính thức, xác nhận việc mua bán và giao dịch giữa các bên đều bị ràng buộc trách nhiệm với nhau.

Về hạch toán: CI được sử dụng để hạch toán của cả bên xuất khẩu và bên nhập khẩu, còn đối với PI thì không có tác dụng như trên.

Trên đây là tất cả những thông tin mà khách hàng cần biết về hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Nếu như khách hàng còn có bất kỳ thắc mắc hoặc là có nhu cầu sử dụng dịch vụ hải quan trọn gói tại OZ Freight chúng tôi thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để có được sự trợ giúp và giải đáp từ đội nhóm chăm sóc khách hàng.

Xem thêm:

• ETA là gì? Cách phân biệt ETD và ETA trong vận tải
• CBM là gì? Hướng dẫn quy đổi CBM trong xuất nhập khẩu cbm là gì
• (Bill of lading) B/L là gì? Vai trò của B/L trong xuất nhập khẩu
• Ci là gì? Giải thích đơn giản về CI – Continuous Integration
• Freight forwarder là gì? Vai trò trong xuất nhập khẩu
• Phân loại dịch vụ logistics – Dịch vụ Logistics có những gì?
• Chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Bộ chứng từ bao gồm những gì
• CIF là gì? Tìm hiểu CIF trong xuất nhập khẩu
• DO là gì và phí DO trong xuất nhập khẩu [Chi tiết 2022]
• Packing list là gì? Packing list trong xuất nhập khẩu?
• Surrender bill of lading là gì? Và Những điều cần biết
• CO CQ là gì, cách kiểm tra COCQ trong xuất nhập khẩu hàng hóa?
• Dropshipping là gì? Tiềm năng của Dropshipping trong năm 2023
• LC là gì? Letter of Credit/ Tín dụng thư là gì?
• Po (Purchase order) là gì? Những Điều Cần Biết Về Po