Giải pháp cho doanh nghiệp khi lô hàng bị kiểm hóa

Kiểm hóa là một thuật ngữ không hề xa lạ với người trong ngành xuất nhập khẩu. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ về quy trình kiểm hóa. Có rất nhiều doanh nghiệp do chủ quan hay không hiểu rõ nghiệp vụ đã phải trả giá cho cho những lỗi sai của mình.

Bài viết này OZ sẽ cùng các bạn đi phân tích các lỗi sai và những việc doanh nghiệp cần làm khi lô hàng bị kiểm hóa. Trước tiên, chúng ta sẽ đi khai quát qua một chút về kiểm hóa là gì?

Kiểm hóa là gì? Tại sao các lô hàng phải kiểm hóa?

Kiểm hóa là việc cơ quan Hải quan thực hiện kiểm tra hàng hóa thực tế để biết được doanh nghiệp khai báo đúng hay làm sai. Tất cả các lô hàng luồng đỏ đều phải thực hiện kiểm hóa trước khi được thông quan.

Hiện nay, kiểm hóa được thực hiện dưới 2 hình thức là kiểm soi và kiểm hóa thủ công. Đối với kiểm soi thì sẽ đơn giản và tiết kiệm chi phí hơn so với kiểm hóa thủ công. Vì container không cần phải cắt chì mà chỉ cần đi qua máy soi chiếu để phân tích bằng hình ảnh.

Trường hợp kiểm soi xong phát sinh nghi vấn thì lô hàng sẽ phải mang đi kiểm hóa thủ công. Kiểm hóa thủ công là hình thức tốn nhiều thời gian và chi phí nhất cho doanh nghiệp.

Vậy tại sao các lô hàng phải kiểm hóa?

Có một số lí do khiến cho lô hàng của doanh nghiệp dễ bị yêu cầu thực hiện kiểm hóa:

– Thứ nhất: đối với các doanh nghiệp mới thực hiện khai báo HQ thì các lô hàng sẽ mặc định luồng đỏ. Đây cũng chính là lý do khiến các doanh nghiệp mới lo lắng về những lô hàng đầu tiên của mình.

– Thứ hai: hàng hóa bị nghi ngờ về bản chất. Có thể hiểu một cách đơn giản rằng có những mặt hàng đâu đó chỉ khác nhau một chút về thông số kỹ thuật cũng làm ảnh hưởng tới bản chất của hàng hóa. VD: động cơ xe đạp điện có công suất <250W còn đối với động cơ xe máy điện là >250W. (Trường hợp động cơ >250W nhưng vẫn khai là động cơ xe đạp điện là sai với bản chất của hàng hóa)

– Thứ ba: hàng hóa bị nghi ngờ về số lượng và giá.

– Thứ tư: tờ khai có quá nhiều mục hàng và bị chuyển luồng từ vàng sang đỏ. Một tờ khai HQ chỉ có 50 mục hàng bởi vậy nếu có quá 50 mục thì sẽ chuyển sang tờ khai số 2. Thông thường với những lô hàng như này thường bị HQ nghi ngờ nếu luồng vàng thì sẽ bị chuyển luồng.

4 lý do trên chỉ là các yếu tố khiến cho lô hàng của doanh nghiệp dễ bị luồng đỏ và phải kiểm hóa. Ngoài ra, tất cả các lô hàng luồng đỏ đều phải thực hiện kiểm hóa thủ công.

Các lỗi thường gặp của doanh nghiệp khi lô hàng bị kiểm hóa

Một lô hàng bị kiểm hóa có rất nhiều các công đoạn, quy trình và nếu không nắm rõ nghiệp vụ doanh nghiệp rất có thể sẽ bị phạt. Bởi vậy, để xử lý tốt một lô hàng kiểm hóa doanh nghiệp cần chuẩn bị rất nhiều thứ. Nhưng nếu chưa xử lý nhiều thì doanh nghiệp có thể sẽ mắc những lỗi sau:

– Thiếu chứng từ

Thiếu chứng từ là lỗi thường mắc nhất của doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc. Việc tàu chạy nhanh với những cảng tại Quảng Châu chỉ mất từ 2-3 ngày. Nếu như không có sự chuẩn bị cũng như phương thức gửi chứng từ hợp lý thì việc tàu cập cảng mà chứng từ chưa thấy đâu là không hiếm.

Để đủ điều kiện thực hiện kiểm hóa, doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ bộ chứng từ gốc. Việc chậm cung cấp chứng từ đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chờ đợi, khiến cho lô hàng bị chậm tiến độ. Trường hợp, quá lâu thì doanh nghiệp còn phải chịu thêm các chi phí khác như lưu kho, lưu bãi,…

– Hàng hóa thiếu tem mác (Shipping mark)

Bất kỳ mặt hàng nào khi nhập khẩu vào thị trường Việt Nam đều phải đầy đủ nhãn mác. Trên nhãn mác yêu cầu cần có những thông tin cơ bản sau:

+ Tên nhà xuất khẩu

+ Tên nhà nhập khẩu

+ Tên hàng hóa

+ Số lượng hàng hóa, số lượng kiện

+ Xuất xứ (made in ….)

Có rất nhiều doanh nghiệp chủ quan trong việc dán nhãn hàng hóa. Có doanh nghiệp dán nhưng không đủ hay thậm chí không dán. Điều này rất nguy hiểm nếu lô hàng bị kiểm hóa. Theo khoản 3 Điều 22 Nghị định 128/2020/NĐ-CP, mức phạt thấp nhất là 500,000 – 1 triệu đồng cho lô hàng có giá trị dưới 5 triệu đồng. Và mức phạt cao nhất doanh có thể phải nộp là 30 triệu đồng cho lô hàng có giá trị trên 100 triệu đồng.

Không những vậy lô hàng có thể bị HQ kiểm hóa yêu cầu dán lại nhãn cho tất cả các kiện hàng hay nặng nhất là tái xuất lô hàng.

– Khai báo không đúng so với thực tế hàng hóa

Đây được xem là lỗi hay mắc phải nhất của các doanh nghiệp. Nguyên nhân từ lỗi này có thể đến bởi chính sự chủ quan của doanh nghiệp hay việc kiểm soát hàng hóa chưa tốt.

Có những trường hợp khi đóng hàng ở xưởng sản xuất, chủ hàng không kiểm soát được và cung cấp sai số lượng sản phẩm trên lô hàng. Điều này dẫn tới lô hàng sẽ bị sai ngay từ khâu tạo bộ chứng từ. Và khi hàng hóa bị kiểm và số lượng không đúng với thực tế thì doanh nghiệp sẽ bị phạt rất nhiều lỗi. Nếu số lượng khai báo ít hàng thực tế nhiều và số lượng thuế khai thiếu >100 triệu đồng thì doanh nghiệp có thể bị quy vào tội trốn thuế.

Hay khi kiểm hóa ra thì tên hàng và công dụng hàng hóa lại không đúng theo thực tế. Lỗi này thường là do việc chưa tìm hiểu kỹ sản phẩm hay cố tình khai báo không đúng bản chất để tránh phải nộp các loại thuế phát sinh như thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường, thuế chống bán phá giá,…

Với lỗi khai báo hàng hóa không đúng với bản chất, doanh nghiệp sẽ phải sửa lại tờ khai HQ. Nếu như sau khi sửa mà mã HS code không còn đúng với CO (giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ) thì doanh nghiệp sẽ không được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt nữa. Mà sẽ phải đóng đủ thuế nhập khẩu và VAT cho mã HS code mới được áp dụng

Lỗi khai báo hàng hóa sai so với thực tế là một lỗi rất nghiêm trọng. Trong trường hợp HQ kiểm hóa không tự xử lý được thì doanh nghiệp sẽ phải thuê 1 bên thứ 3 vào để giám định lại bản chất cũng như số lượng của hàng hóa. Quy trình xử lý sai phạm sẽ mất rất nhiều thời gian và tiền bạc vì tất cả các chi phí phát sinh doanh nghiệp sẽ phải tự chịu trách nhiệm

– Chưa làm đăng ký kiểm tra chất lượng với những mặt hàng thuộc quản lý của bộ ban ngành

Trước khi nhập khẩu bất kì một mặt hàng nào thì doanh nghiệp đều phải tìm hiểu trước thủ tục nhập khẩu của sản phẩm đấy. Vì vậy, lỗi này thường là do sự chủ quan hay chưa tìm hiểu kỹ các thông tư, quy định của bộ ban ngành. Đây cũng là lỗi ảnh hưởng rất nhiều tới tiến độ của lô hàng. Bởi nếu không có giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành thì doanh nghiệp không đủ chứng từ để thực hiện kiểm hóa cho lô hàng.

Trường hợp loại hàng hóa đấy chỉ phải làm kiểm tra chuyên ngành sau khi thông quan thì quy trình sẽ đơn giản hơn. Chỉ cần có số đăng ký trên hệ thống một cửa thì doanh nghiệp sẽ đủ điều kiện cho lô hàng đi kiểm hóa. Sau đó, nếu kiểm hóa không phát sinh vấn đề gì thì doanh nghiệp đưa hàng về kho và thực hiện kiểm tra chuyên ngành sau.

Nhưng nếu như loại hàng hóa phải làm kiểm tra chuyên ngành trước khi thông quan thì doanh nghiệp phải có kết quả đạt tiêu chuẩn của bộ ban ngành mới có thể thông quan. Điều này đồng nghĩa với việc không có sự chuẩn bị để làm kiểm tra chuyên ngành trước, doanh nghiệp sẽ phải chờ đợi cho tới khi có kết quả. Thời gian thực hiện thủ tục phụ thuộc vào quy định theo thông tư của bộ ban ngành. Có những sản phẩm phải mất hàng tháng để xử lý. Do đó, tiến độ của lô hàng cũng thế mà chậm theo kéo theo cả  một loạt các chi phí phát sinh.

– Không có sự chuẩn bị cho nhân viên hiện trường tại bãi kiểm

Tất cả nhưng lô hàng kiểm hoá, doanh nghiệp đều phải có nhân viên tại hiện trường để thực hiện cùng Hải quan kiểm hoá. Do đó, nếu doanh nghiệp không có sự chuẩn bị và sắp xếp người có mặt tại hiện trường thì việc kiểm hoá cũng sẽ delay theo.

Doanh nghiệp cần làm gì để tránh mất tiền khi lô hàng bị kiểm hoá

Để tránh phải mất tiền khi lô hàng bị kiểm hóa, doanh nghiệp không những phải hiểu rõ quy trình nghiệp vụ mà còn phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi thứ ngay từ khâu đóng hàng. Dưới đây là một số việc doanh nghiệp cần làm để tránh sai sót và mất tiền với các lô hàng khi kiểm hóa

– Hiểu rõ bản chất hàng hóa. Tra cứu kỹ mã hs code, thủ tục nhập khẩu để có thể giải thích cho HQ nếu hàng hóa thuộc diện rủi ro phân loại

– Kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa. Tránh việc số lượng hàng hóa thực tế không đúng so với số lượng khai báo

– Dán tem mác đầy đủ trên tất cả các kiện hàng. Trên tem mác phải có đầy đủ các thông tin như nhà xuất khẩu, nhập khẩu, tên hàng, số lượng hàng, xuất xứ.

– Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ. Các thông tin trên bộ chứng từ phải đầy đủ và matching với nhau. Tránh trường hợp thông tin không khớp, khiến việc kiểm hóa bị trì hoãn, tốn nhiều thời gian và chi phí.

– Với những hàng hóa cần đăng ký kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ sớm để sau khi truyền tờ khai xong là up luôn chứng từ lên cổng thông tin một cửa. Bởi việc tiếp nhận và cấp số đăng ký sẽ mất từ 1-2 ngày.

– Doanh nghiệp cần có nhân viên hiện trường luôn sẵn sàng tại bãi kiểm. Khi có thông báo kiểm hóa sẽ cùng Hải quan kiểm hóa thực hiện kiểm hàng để tối ưu thời gian nhất có thể.

Vậy nên để tránh bị phạt doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị hết sức kĩ lưỡng. Và khi mà chưa có nhiều kinh nghiệm xử lý các lô hàng kiểm hóa, doanh nghiệp mới nên thuê một công ty làm dịch vụ để hỗ trợ nghiệp vụ, tối ưu chi phí nhất có thể.

Cảm ơn các bạn đã dành thời gian đọc bài viết, hi vọng bài viết sẽ giúp các bạn hiểu hơn về các lỗi sai và giải pháp khi lô hàng bị kiểm hóa. Nếu có thắc mắc vui lòng liên hệ hotline: 0972433318 để được tư vấn chi tiết hoặc để lại comment.

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Thương mại quốc tế Oz Freight Việt Nam

Địa chỉ: Số 8 ngõ 162 Nguyễn Văn Cừ, phường Bồ Đề, quận Long Biên, Hà Nội

Điện thoại: 0972433318

Email: xnkngantin@gmail.com

BÀI VIẾT ĐƯỢC XEM NHIỀU NHẤT