Chuyển hoàn là gì? Những giải pháp hạn chế chuyển hoàn

Khi sử dụng vụ chuyển phát hàng hóa, vấn đề khiến cho những nhà cung cấp hàng hóa và các chủ shop bán hàng online luôn đau đầu mỗi khi gặp phải tình huống này. Họ luôn phải tìm các biện pháp hữu hiệu để tránh tình trạng chuyển hoàn bởi vì nó khiến cho shop và đơn vị vận chuyển bị tác động mạnh mẽ về chất lượng dịch vụ, chất lượng hàng hóa và chi phí phát sinh. Để hạn chế xảy ra tình trạng trên, chúng ta cần phải hiểu rõ và tìm hiểu kỹ càng về chuyển hoàn, nguyên nhân và cách khắc phục. Bài viết dưới đây OZ Freight Việt Nam sẽ giúp bạn làm rõ được các vấn đề về chuyển hoàn và các biện pháp để giảm thiểu và tránh khỏi tình trạng này một cách đơn giản và rõ ràng nhất.

>> Xem thêm: Dịch vụ hải quan trọn gói

Chuyển hoàn là gì

Theo ý đơn giản thì chuyển hoàn là tình trạng khách hàng trả lại hàng hóa hoặc khách hàng không nhận được hàng hóa hay không nhận hàng hóa và số hàng hóa đó được trả ngược lại cho người gửi. Trong trường hợp này xảy ra, người gửi hàng hóa sẽ phải thanh toán toàn bộ cước phí dịch vụ hai chiều cũng như các chi phí chuyển phát nhanh phát sinh nếu có ( nếu như có thỏa thuận khác với bên vận chuyển hàng hóa ).

Đây chính là lý do khiến cho các chủ shop và bên cung cấp hàng hóa luôn đau đầu và khó giải quyết khi gặp phải những trường hợp chuyền hoàn như trên và bắt đầu tìm hiểu kỹ về các trường hợp chuyển hoàn, qua đó hạn chế xảy ra tình huống như trên khi kinh doanh online bởi vì khiến các bên cung cấp hàng hóa tốn kém chi phí vận chuyển mà còn chịu nguy cơ hư hỏng hàng hóa như thực phẩm hoặc các hàng hóa hóa chất đặc biệt.

Nguyên nhân gây ra các tình huống chuyển hoàn

Chuyển hoàn gây ra do rất nhiều nguyên nhân tạo thành, bên cung cấp hàng hóa nên hiểu rõ nguyên nhân gây ra chuyển hoàn thì mới có được phương án tốn nhất để đối mặt với tình trạng chuyển hoàn khi nó xảy ra, dưới đây là một số nguyên nhân gây ra tình trạng kể trên:

Đơn vị vận chuyển không thể liên hệ với bên nhận hàng nhiều lần

Trước khi giao hàng, bên nhân viên vận chuyển hàng hóa sẽ liên lạc với khách hàng qua số điện thoại để xác nhận thời gian giao hàng. Tuy nhiên, nếu như không thể liên lạc với bên nhận hàng nhiều lần, đơn vị dịch vụ vận chuyển sẽ xác nhận chuyển hoàn hàng hóa để gửi lại cho bên cung cấp hàng hóa hoặc giữ lại để đưa ra phương án xử lý phù hợp hơn.

Người nhận hàng không có nhà hoặc đi vắng

Cũng tương tự với vấn đề ở trên, nếu như người nhận hàng không có nhà hoặc đi vắng trong thời gian lâu dài hơn số thời gian bên vận chuyển có thể lưu giữ hàng hóa thì sẽ chỉ còn phương án chuyển hoàn hàng hóa.

Người mua hẹn lùi thời gian lấy hàng quá nhiều lần

Thông thường, bên vận chuyển hàng hóa chỉ nhận lùi thời gian giao hàng 3-4 lần, nếu vì lý do nào đó bên nhận hàng hẹn lùi thời gian lấy hàng quá nhiều lần thì bên vận chuyển sẽ không hỗ trợ gửi hàng nữa, đồng thời sẽ liên hệ với bên cung cấp hàng hóa để làm thủ tục chuyển hoàn.

Người mua từ chối nhận hàng vì hàng hóa không đúng với mô tả

Đây là trường hợp rất dễ gặp khi mà hàng hóa được gửi tới các tỉnh thành khác, khách hàng khi mua sản phẩm thông qua những thông tin mà người bán cung cấp chứ không trực tiếp chọn. Khi khách hàng nhận hàng mà không đúng với nhu cầu hoặc đúng với chủng loại đã cam kết mua thì khách hàng sẽ từ chối nhận hàng và làm thủ tục chuyền hoàn.

Thông tin cung cấp chưa chính xác

Thông tin cung cấp cho bên dịch vụ chuyển phát không đúng từ người bán lẫn người mua sẽ dẫn đến việc không thể vận chuyển hàng hóa cho đúng nơi, đúng người. Vì vậy sẽ xảy ra trường hợp hàng hóa sẽ được chuyển hoàn lại hoặc yêu cầu bên bán và bên mua cung cấp chính xác thông tin mà bên vận chuyển yêu cầu.

Hàng hóa bị chuyển hoàn khi nào được gửi lại

Hàng hóa bị chuyển hoàn là điều mà người bán và các nhà phân phối hàng hóa cần chú ý vì hàng hóa bị chuyển hoàn sẽ đem lại nhiều rủi ro như làm hư hỏng hàng hóa, tăng các chi phí liên quan.

Phí chuyển hoàn và ai sẽ là người chịu

Thông thường khi hàng hóa bị chuyển hoàn và được gửi lại cho bên vận chuyển, bên vận chuyển sẽ liên hệ với bên bán và xác nhận làm thủ tục chuyển hoàn thì thời gian chuyển hoàn sẽ nằm trong khoảng bằng 1-1,5 thời gian giao hàng.

Hiện tại chính sách chuyển hoàn sẽ được áp dụng như sau:

• Miễn phí hoàn đơn: người gửi sẽ vẫn phải trả cước phí vận chuyển chiều đi, nhưng chiều về sẽ được hoàn lại miễn phí.
• Trả phí hoàn đơn: người gửi sẽ phải trả cước phí vận chuyển cho cả chiều gửi đi và chiều hoàn theo quy định cước phí tùy theo bên vận chuyển yêu cầu.

Phí chuyển hoàn sẽ phụ thuộc vào từng bên đơn vị vận chuyển đưa ra mức giá, do đó bên bán phải cân nhắc và có thỏa thuận với đơn vị vận chuyển để đảm bảo quyền lợi qua đó có được chi phí tốt hơn cộng thêm có được sự hỗ trợ tốt nhất.

Cách hạn chế xuất hiện tình trạng chuyển hoàn

Sau khi hiểu rõ được nguyên nhân cũng như các yếu tố gây nên chuyển hoàn, các nơi cung cấp hàng hóa nên dựa vào đó để đưa ra các biện pháp và chuẩn bị để hạn chế tình trạng chuyển hoàn hàng hóa.

Kiểm tra tình trạng hàng hóa và đóng gói hàng hóa trước khi gửi

Trước khi gửi hàng cho đơn vị vận chuyển, cần phải kiểm tra kỹ lưỡng cả chất lượng sản phẩm đối chiếu với yêu cầu của khách hàng. Kiểm tra đóng gói sản phẩm cũng rất quan trọng, ảnh hưởng đến quyết định và thái độ của khách hàng.

Xác nhận đơn hàng kỹ với khách

Có không ít khách hàng chọn mua nhưng lại không nhận hàng vì những lý do không rõ. Chính vì vậy nên kiểm tra các thông tin của khách hàng và các thông tin liên quan để đảm bảo hàng hóa.

Có phương án vận chuyển hàng nhanh nhất

Đa phần khách hàng mua hàng hóa online luôn muốn nhận được hàng sớm nhất có thể, việc chờ hàng quá lâu có thể ảnh hưởng đến tâm lý mua hàng của khách hàng và khiến cho họ nghĩ rằng dịch vụ của chúng ta kém. Khách hàng không quan tâm rằng việc chuyển hoàn sẽ gây ảnh hưởng đến cửa hàng mà chỉ quan tâm hàng hóa có đến nhanh hay không, chính vì vậy việc chuẩn bị hàng hóa nhanh chóng và chọn bên vận chuyển tốt chính là góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ của bản thân mình và tránh khỏi trường hợp hàng hóa bị chuyển hoàn.

Yêu cầu đặt cọc đối với những đơn hàng lớn hoặc có giá trị cao

Để giảm rủi ro khi bán hàng online và tránh các tình trạng hàng hóa bị chuyển hoàn, bạn có thể yêu cầu người mua chuyển khoản hoặc đặt cọc trước khi mua hàng. Đây là sự ràng buộc cần thiết để đảm bảo với khách hàng cũng như đảm bảo rằng khách hàng sẽ nhận hàng hóa, hạn chế tối đa tình trạng chuyển hoàn và tránh phải nhận các phụ phí không đáng có.

Trên đây là các thông tin về chuyển hoàn và cách để hạn chế gặp phải tình huống hàng hóa bị chuyển hoàn qua đó có được sự chuẩn bị tốt nhất. Nếu như bạn còn có gì thắc mắc về vấn đề chuyển hoàn, hãy nhanh chóng liên hệ với OZ Freight Việt Nam chúng tôi để có được sự tư vấn và giúp đỡ nhanh nhất.