Chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Bộ chứng từ bao gồm những gì

Bộ chứng từ xuất nhập cần có những gì? Đây là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu quan tâm. Chứng từ xuất nhập khẩu là những giấy tờ quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu và lưu thông hàng hóa. Vậy chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những giấy phép nào? Cần lưu ý những vấn đề gì? Bài viết dưới đây của OZ Freight sẽ cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin liên quan về bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa là những văn bản chứa đựng thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm; có tác dụng nói rõ về những đặc điểm giá trị, chất lượng, số lượng hàng hóa của mỗi đơn hàng và như một căn cứ để nhận hàng, thanh toán, khiếu nại hay bồi thường trong trường hợp xảy ra mâu thuẫn giữa các bên.

Chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những loại giấy tờ nào?

Chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc

Căn cứ vào nội dung được quy định tại Điều 24 Luật Hải quan, bộ chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc bao gồm những giấy tờ sau:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Hợp đồng là văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua, trong đó quy định thông tin về hàng hóa, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán…
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Đây là loại chứng từ do người xuất khẩu phát hành. Trên hóa đơn thương mại ghi đầy đủ thông tin về số tiền mà người mua cần phải thanh toán, bao gồm: đơn giá, số tiền, phương thức thanh toán, thông tin về ngân hàng…

Ảnh minh họa Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Phiếu đóng gói (Packing list): Đây là loại chứng từ mô tả các phương thức đóng gói của lô hàng. Qua thông tin ghi trên chứng từ, chúng ta có thể biết được số kiện của lô hàng, trọng lượng, dung tích…
• Vận đơn (Bill of lading): Đây là loại chứng từ xác nhận việc hàng hóa đã được xếp lên phương tiện vận tải. Đối với phương thức vận chuyển bằng đường biển, vận đơn còn có chức năng sở hữu đối với các hàng hóa được ghi trên đó.
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Đây là loại chứng từ dùng để kê khai với hải quan về lô hàng xuất nhập khẩu để quyết định xem hàng hóa có đủ điều kiện thông quan hay không.

Chứng từ xuất nhập khẩu thường có

Tùy theo từng trường hợp cụ thể có thể có các chứng từ dưới đây:

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Đây là loại chứng từ dùng để xác nhận về thông tin lô hàng và số tiền cần thanh toán.
• Tín dụng thư (L/C): Đây là thư được ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu, dùng để cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời gian nhất định.
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Gồm đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. Việc mua bảo hiểm do người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu đảm nhiệm căn cứ theo điều kiện cơ sở giao hàng.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Chứng từ này dùng để cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Điều này khá quan trọng đối với chủ hàng trong một số trường hợp, có thể giúp chủ hàng được hưởng ưu đãi về thuế suất hoặc giảm thuế.
• Chứng từ kiểm dịch: Đây là giấy chứng nhận được cấp bởi cơ quan kiểm dịch, dùng để ngăn chặn sự lây lan dịch bệnh khi hàng hóa di chuyển từ quốc gia này sang quốc gia khác.

Một số chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc khác

Ngoài các loại chứng từ trên, một số chứng từ còn xuất hiện trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu như:

• Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality);
• Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis);
• Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate);
• Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate);
• Phiếu an toàn hóa chất (MSDS – Material Safety Data Sheet);

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan

• Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa

Trước khi tiến hành làm thủ tục hải quan để xuất nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước các loại chứng từ xuất nhập khẩu đã được liệt kê bên trên bằng cách in các mẫu đơn, sau đó điền đầy đủ thông tin. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể điền trực tiếp trên hệ thống điện tử trước khi in ra.

• Bước 2: Cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử VNACCS

Nếu doanh nghiệp chưa cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS thì cần phải cài đặt phần mềm ngay để có thể thuận tiện cho công tác khai và truyền tờ khai.

• Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu hàng hóa xuất nhập khẩu nằm trong danh sách hàng hóa xuất nhập khẩu phải kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần phải bổ sung hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo đúng quy định của pháp luật.

• Bước 4: Khai và truyền tờ khai

Sau khi đã tải phần mềm khai báo hải quan xong, doanh nghiệp có thể tiến hành khai và truyền tờ khai hải quan. Sau đó lấy lệnh giao hàng – một trong những chứng từ quan trọng để người nhập khẩu có thể lấy hàng ra khỏi cảng rồi vận chuyển về kho của mình.

• Bước 5: Làm thủ tục xuất nhập khẩu tại Chi cục Hải quan

Bước tiếp theo trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa là mở và thông quan tờ khai. Quá trình mở tờ khai hải quan cần chuẩn bị các chứng từ sau:

• Giấy giới thiệu
• Tờ khai phân luồng
• Commercial Invoice
• Packing list
• Bill of lading
• Các chứng từ cần thiết khác: C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…(nếu có)

Sau khi xuất trình bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu cho cơ quan làm dịch vụ hải quan trọn gói, nếu thấy các chứng từ đã hợp lệ, hải quan sẽ tiến hành thông quan hàng hóa trên hệ thống.

Trên đây là các thông tin liên quan về chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế. Hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu. Nếu có vấn đề thắc mắc cần giải đáp, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi theo địa chỉ hotline 0972 433 318 để được tư vấn, hỗ trợ chi tiết. Xin cảm ơn.

Xem thêm:

• CBM là gì? Hướng dẫn quy đổi CBM trong xuất nhập khẩu cbm là gì
• (Bill of lading) B/L là gì? Vai trò của B/L trong xuất nhập khẩu
• Ci là gì? Giải thích đơn giản về CI – Continuous Integration
• Freight forwarder là gì? Vai trò trong xuất nhập khẩu
• Phân loại dịch vụ logistics – Dịch vụ Logistics có những gì?